Regulamin i instrukcja zgłoszeń wewnętrznych

Celem regulaminu jest: – stworzenie kompleksowej procedury ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń, – ochrona osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości, – ochrona Organizacji poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości.

Regulamin: – umożliwia jawne dokonywanie zgłoszeń, – gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń, – zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.

§ 1

Słownik Pojęć

  1. naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem, przyjętymi przez Organizację standardami postępowania i regulacjami wewnętrznymi, mające na celu obejście prawa lub przyjętych standardów postępowania i wewnętrznych regulacji obowiązujących w Organizacji;
  2. informacja o naruszeniu – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Organizacji, w której zgłaszający pracuje, pracował, uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy lub co do którego zgłaszający pozostaje w kontakcie lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą lub  dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
  3. zgłaszający – osoba fizyczna zatrudniona w jednej ze spółek grupy kapitałowej Contrain Group, która zgłasza informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;
  4. zgłoszenie – przekazanie informacji o naruszeniu do Organizacji;
  5. kontekst związany z pracą – całokształt okoliczności związanych ze stosunkiem pracy lub innym stosunkiem prawnym stanowiącym podstawę świadczenia pracy, w ramach których uzyskano informacje o naruszeniach;
  6. osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga zgłaszającemu w zgłoszeniu w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
  7. osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba fizyczna lub prawna, która jest wskazana w zgłoszeniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;
  8. osoba powiązana ze zgłaszającym – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub członka rodziny zgłaszającego;
  9. Organizacja – Grupa Kapitałowa Contrain Group w skład której wchodzą spółki: Contrain Group sp. z o. o, Contrain sp. S.A., Contrain Poland sp. z o.o., Contrain Global sp. z o.o.
  10. działania odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą , które jest spowodowane zgłoszeniem, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji osoby dokonującej zgłoszenia, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osobie powiązanej ze zgłaszającym mogące spowodować nieuzasadnioną szkodę zgłaszającemu, w tym niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko zgłaszającemu ;
  11. działania następcze – działania podjęte przez Organizację w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach w celu przeciwdziałania naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak: dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;

§ 2

Przedmiotem zgłoszenia mogą być w szczególności:

  1. naruszenia praw człowieka stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenia życia, zdrowia lub wolności osobistej;
  2. naruszenia dotyczące ochrony prywatności, bezpieczeństwa danych osobowych, sieci i systemów teleinformatycznych;
  3. naruszenia praw pracowniczych, w tym mobbing i dyskryminacja oraz wszelkie formy nadużyć stosunku zależności w relacjach pracowniczych lub służbowych;
  4. naruszenia dotyczące przyjętych przez Organizację standardów etycznych i regulacji wewnętrznych, w tym w szczególności opartych na wizji i misji Grupy Kapitałowej Contrain Group,
  5. naruszenia stwarzające lub mogące stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa publicznego lub środowiska;
  6. naruszenie dotyczące bezpieczeństwa transportu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa żywności i pasz oraz zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  7. naruszenia dotyczące praw konsumentów,
  8. naruszenia dotyczące ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
  9. działania o charakterze korupcyjnym, w tym łapownictwo czynne lub bierne, oszustwo, fałszerstwo, wyłudzenie lub użycie poświadczenia nieprawdy, itp.,
  10. naruszenia obowiązków publicznoprawnych, w tym podatkowych;
  11. naruszenia zmierzające do ograniczenia lub pozbawienia ochrony rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych i interesów finansowych Unii Europejskiej;
  12. działalność zmierzająca do zatajenia któregokolwiek z naruszeń wymienionych w punktach 1 – 11.

§ 3

  1. Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada Contrain Group S.A. z siedzibą w  Łodzi.
  2. Za wykonywanie zadań wynikających z procedury odpowiada Zarząd Contrain Group S.A. który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej procedury, w szczególności poprzez:
    1. osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom;promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom,powoływanie Zespołu do spraw naruszeń i dokonywanie podziału kompetencji pomiędzy pracowników Organizacji, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom;monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
    2. zgłaszanie naruszeń właściwym organom.

§ 4

  1. Zespół do spraw naruszeń jest wybierany przez Zarząd w liczbie od 3 do 5 osób.
  2. Każda z wybranych osób może zostać wyłączona z zespołu bez podawania przyczyny w szczególności jeżeli istnieje uzasadniona obawa co do jej bezstronności;
  3. Zespół do spraw naruszeń utworzony jest w celu bieżącej obsługi procedury informowania o nieprawidłowościach i realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
    1. przyjmowanie zgłoszeń/sygnalizacji;
    2. prowadzenie rejestru zgłoszeń/sygnalizacji;
    3. podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia/sygnalizacji oraz dalszą komunikację z osobą dokonującą zgłoszenia, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie informacji zwrotnej, a także powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy;
    4. spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi;
    5. zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
    6. zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,
    7. prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników Organizacji zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń/sygnalizacji,

4. Zarząd sprawuje bezpośredni nadzór nad powołanym Zespołem do spraw naruszeń w szczególności:

  1. udziela i odwołuje w formie pisemnej upoważnienia dla Członków Zespołu do spraw naruszeń;
    1. zobowiązuje Członków Zespołu do spraw naruszeń do zachowania w poufności wszystkich informacji powziętych w związku z realizacją zadań w zespole;
    2. monitoruje przestrzeganie zasad postępowania przez powołany Zespół do spraw naruszeń;
    3. wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji.

5. Skład Członków Zespołu do spraw naruszeń jest jawny i zostanie podany do widomości zgodnie z zasadami przyjętymi w Organizacji.

  • Każda zmiana personalna w Składzie Zespołu zostaje niezwłocznie podana do wiadomości pracowników zgodnie z zasadami przyjętymi w Organizacji.

§ 5

Pracownicy Organizacji zobowiązani są do:

  1. przestrzegania wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;
  2. dokonywania analizy ryzyk i informowania bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach;
  3. zgłaszania wszelkich zauważonych nieprawidłowości;
  4. udostępnienia informacji niezbędnej do wyjaśnienia nieprawidłowości,
  5. w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym do prezentowania postawy sprzyjającej przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

§ 6

  1. Zgłoszenia należy dokonać poprzez dedykowany poufny kanał zgłoszeń funkcjonujący w Organizacji, za pomocą platformy Whistleblower https://whistleblowersoftware.com/secure/contrain  
  2. Rozpoznaniu będą podlegać wyłącznie zgłoszenia jawne, czyli zawierające dane osobowe zgłaszającego;
  3. Zgłoszenie może mieć charakter:
  4. transparentny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
  5. poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.

§ 7

  1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
  2. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
  3. dane osób, które dopuściły się naruszenia, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
  4. opis nieprawidłowości oraz ich daty;
  5. załączenie dowodów z dokumentów, w tym między innymi dokumentów, notatek służbowych, skanów, wiadomości,
  6. powołanie dowodów z zeznań świadków wraz z ich wykazem
  7. Zgłoszenia, rejestrowane są w specjalnych rejestrach z podziałem na Spółki wchodzące w skład Grupy Kapitałowej Contrain Group.
  8. W terminie 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia Zespół do spraw naruszeń wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że osoba dokonująca zgłoszenia nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
  9. Zespół do spraw naruszeń dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o dalszych działaniach następczych.
  10. Działanie następcze prowadzone jest bez zbędnej zwłoki.
  11. Informacja zwrotna przekazywana jest osobie dokonującej zgłoszenie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłoszenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

§ 8

  1. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
  2. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

§ 9

W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:

  1. Zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się organy ścigania.
  2. Bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

§ 10

  1. Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia, osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązane ze zgłaszającym, jeśli działały w dobrej wierze tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.
  2. Osoby, o których mowa w ust. 1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

§ 11

  1. Osobie dokonującej zgłoszenia, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i osobie powiązanej ze zgłaszającym pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
  2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu.
  3. Doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
  4. Zobowiązuje osobę kierującą komórką do stałego (co najmniej przez okres postępowania wyjaśniającego i po jego zakończeniu) monitorowania sytuacji kadrowej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia.
  5. Monitorowanie obejmuje analizę zasadności wszelkich wniosków przełożonego osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia i  dotyczących zmiany ich sytuacji prawnej i faktycznej w ramach stosunku pracy (np. rozwiązanie umowy o pracę, zmiana zakresu czynności, przeniesienie do innej komórki organizacyjnej/na inne stanowisko pracy, degradacja stanowiskowa, płacowa, podnoszenie kompetencji, dodatkowe wynagrodzenie przyznawane pracownikom – dodatki, nagrody, premie, zmiana warunków świadczenia pracy – wynagrodzenie, wymiar etatu, godziny pracy, udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego/ szkoleniowego/ bezpłatnego itp.).
  6. W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia osoba kierująca komórką zobowiązana jest poinformować osobę wykonującą w Organizacji czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, celem zatrzymania tych działań.
  7. Działania, o których mowa ust. 2 obejmują przede wszystkim:
    1. ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
    2. odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
    3. ukaranie osób, którym udowodnione zostało, że nie dotrzymały zobowiązania, o którym mowa powyżej, zgodnie z Regulaminem pracy.

§ 12

Osobę dokonującą zgłoszenia należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

§ 13

  1. Zgłoszenie może również w każdym przypadku nastąpić do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
  2. Zgłoszenie do organów, o których mowa w ust. 1, z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych, nie skutkuje pozbawieniem zgłaszającego ochrony przewidzianej w przepisach prawa oraz niniejszego regulaminu i może zostać dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
  3. Zgłoszenie zewnętrzne winno zostać dokonane zgodnie z zasadami i procedurami określonymi przez wyżej wymienione podmioty i organy.

§14

Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.

§ 15

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest jedna z niżej wymienionych spółek należących do Grupy Kapitałowej Contrain Group, właściwa z uwagi na łączący z nią Panią/Pana kontekst związany z pracą:
    1. Contrain Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. 3-go Maja 14a,
    2. Contrain Poland Sp. z o.o. . z siedzibą w Łodzi przy ul. 3-go Maja 14a,
    3. Contrain Group S.A. z siedzibą w Łodzi przy ul. 3-go Maja 14a,
    4. Contrain Global Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. 3-go Maja 14a.
  2. Może Pani/Pan kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych z wykorzystaniem powyższych danych adresowych lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych na adres e-mail: iod@contrain.pl.
  3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie
    1. art. 6  ust. 1  lit. c)  rozporządzenia Parlamentu Europejskiego  i Rady  (UE)  2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie  ochrony  osób  fizycznych w związku z przetwarzaniem  danych  osobowych  i w sprawie  swobodnego  przepływu  takich danych  oraz  uchylenia  dyrektywy  95/46/WE  (ogólne  rozporządzenie o ochronie danych)  (Dz. U.  UE.  L. z  2016 r.  Nr 119,  str.  1  z późn. zm.)  –  dalej  RODO  – obowiązek administratora, w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie  sygnalistów  (Dz. U. poz. 928), w celu realizacji  zadań  związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych,
    2. art. 9  ust. 2  lit. g)  RODO  w związku  z przepisami  ustawy  o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu sygnalisty.
  4. W związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania Pani/Panu prawa do obrony, może dojść do ujawnienia Pani/Pana danych, gdy takie działanie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadomi Panią/a, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia danych osobowych. Powiadomienie nie jest przekazywane, jeżeli może zagrozić postępowaniu wyjaśniającemu, postępowaniu przygotowawczemu lub postępowaniu sądowemu.
  5. Dane  osobowe  będą  udostępniane  wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania  na  podstawie  przepisów  prawa.  Dane  osobowe  będą  udostępnione podmiotom zapewniającym, na podstawie umów zawartych przez administratora, obsługę działalności administratora (np. dostawcy usług informatycznych). Dane osobowe mogą być  udostępnione  podmiotom  zewnętrznym  wspierającym  Administratora w zakresie obsługi  zgłoszeń  wewnętrznych.  Dane  osobowe  będą  udostępniane  odrębnym administratorom, tj. właściwym  organom, w przypadku  podejmowania  działań następczych.
  6. Dane  osobowe  będą  przechowywane przez  okres  3  lat  po  zakończeniu  roku kalendarzowego, w którym  zakończono  działania  następcze,  lub  po  zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  7. Posiada Pan/Pani prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/Panu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
  9. Podanie danych jest dobrowolne i nie stanowi warunku przyjęcia przez nas zgłoszenia. Jeśli nie poda Pani/Pan danych kontaktowych, nie będziemy mogli potwierdzić przyjęcia zgłoszenia oraz informować o przebiegu naszych działań, związanych z tym zgłoszeniem.
  10. Pani/Pana dane nie będą przekazywane do krajów spoza obszaru UE oraz do organizacji międzynarodowych.
  11. Wobec Pani/Pana danych osobowych nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje (decyzje bez udziału człowieka), nie będą też one podlegały profilowaniu.

§ 16

W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów, Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego.

Regulamin wchodzi w życie z terminie 7 dni od dnia ogłoszenia.